Нет путевых листов – заплати НДФЛ

 

Достаточно часто в организациях случаются ситуации, когда деньги на ГСМ выделяются, а путевые листы не оформляются. Так если организация предоставляет работнику служебный автомобиль для рабочих нужд фирмы и оплачивает ГСМ, то путевые листы в данном случае являются обязательным документом. Только при наличии путевых листов организация может доказать, что транспорт использовался в служебных целях, если же путевых листов не, то сумма средств, выданная работнику на ГСМ, считается его доходом и с него бухгалтеру нужно удержать НДФЛ. Данная позиция отражена в письме Минфина от 11.06.2014 №0304-05/28143.


Доказать, что сотрудник использовал транспорт в служебных целях в принципе можно, ведь помимо путевых листов есть еще авансовые отчеты с чеками на ГСМ, топливные карты, приказы о направлении работника в командировку и т.д. Правда доказывать это уже придётся, наверное, в суде. И самое главное путевые листы также нужны для подтверждения расходов в налоговом учете.
Если уж путевых листов нет, то при налоговой проверке с вас попросят НДФЛ со всей суммы оплаченного ГСМ работнику. Так что в данном случае дешевле будет оформить путевые листы.