Ответственность за нарушение порядка выдачи денег под отчет

Достаточно распространенная ситуация когда организация выдает деньги под отчет директору, который не отчитался за ранее полученные по отчет средства. Возникает вопрос!

Подпадает ли данное нарушение к санкциям за нарушение кассовой дисциплины?

Расчеты с подотчетными лицами по выданным им авансам относятся к кассовым операциям. Согласно п. 4.4 Положения № 373-П денежные средства выдаются работнику под отчет по расходному кассовому ордеру на основании заявления работника, составленного в произвольной форме и содержащего собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату. Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, представить авансовый отчет и документы, подтверждающие понесенные расходы.

Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций влечет административную ответственность, установленную ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ. Указанной статьей предусмотрено наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 4 000 до 5 000 руб., на юридических лиц — от 40 000 до 50 000 руб. в случаях:

 

  • — осуществления расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров;
  • — неоприходования (неполного оприходования) в кассу денежной наличности;
  • — несоблюдения порядка хранения свободных денежных средств;
  • — накопления в кассе наличных денег сверх установленных лимитов.

 

Таким образом, выдача денежных средств подотчетному лицу, не отчитавшемуся по предыдущему авансу, не является административным правонарушением.

 

Следует отметить. Если выдача денежных средств под отчет определенным работникам, не отчитавшимся за предыдущие авансы, носит систематический характер, то это может рассматриваться налоговыми органами как искусственное сокрытие «перелимита» остатка кассы, что влечет административную ответственность по ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ. В таком случае отсутствие факта административного правонарушения придется доказывать в суде.

Вывод. Хозяйственная операция, заключающаяся в выдаче наличных денежных средств под отчет материально-ответственному лицу на хозяйственно-операционные расходы, которое не представило отчет по ранее выданному ему авансу, нарушает порядок выдачи наличных денежных средств, а не порядок ведения кассовых операций, выразившееся в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов. За нарушение порядка выдачи денежных средств под отчет административная ответственность не предусмотрена.

 

Период, на который можно выдавать сотрудникам наличные деньги, законодательство никак не ограничивает. Данный срок выдачи денег в подотчет устанавливается руководителем организации. Этот срок директор обязан собственноручно указать в заявлении сотрудника

 

Заявление на выдачу денег в подотчет должен быть приложен к Расходному Кассовому Ордеру (РКО).

 

Пример заявления на выдачу денег под отчет

Генеральному директору ООО « Спектр-Плюс»
Иванову И. И.
от главного специалиста
Людвига И. И.

 

ЗАЯВЛЕНИЕ

 

Прошу выдать мне аванс в подотчет в сумме 100 000 ( Сто тысяч ) руб. на срок 60 календарных дней

 

  1. Командировочные расходы — 7000 руб.
  2. Хозяйственные расходы — 3000 руб.

 

 

29.05.2014 г. ____________________ Людвиг И.И.